良好工作习惯之一：除了与手头急需处理的问题相关的文件，桌上不放其他任何纸张。
芝加哥-西北铁路公司总裁罗兰·威廉姆斯说：“一个桌上堆满各种文件的人，如果把他的桌子清理一下，只留下手头急需处理的部分，他就会发现工作做起来更容易，也更有针对性，我称之为‘管好家政’，这是提高效率的第一步。”
如果你到华盛顿特区的国会图书馆去，就会看到天花板上漆着著名诗人蒲柏的一句名言;
“秩序，是天国的第一法则。”
秩序也应该是商务工作中的第一法则。但现实真是如此吗？不是。一般商务人士的办公桌上往往堆放着几周都没有看过的文件。更有甚者，《新奥尔良报》的发行商有次对我说，他的秘书在整理他那些桌子的时候，竟发现了一部两年前丢失的打字机！
如果桌子上堆满了没有回的信件、没有完成的报告和备忘录等等，单单看上一眼就足以让人产生混乱、紧张和焦虑的情绪。更糟糕的是，它们会不断提醒你，“还有无数事情要做，可没时间去完成”，这种忧虑感不仅让你紧张疲惫，还会让你患上高血压、心脏病和胃溃疡。
宾夕法尼亚州立大学医学研究院的约翰·斯托克斯教授，在美国医学会全国大会上宣读过一篇论文，题目叫《作为器质性疾病并发症的神经官能症》。在这篇论文中，斯托克斯博士在“病人心理状况研究”这个小节下面列出了11种情形，其中第一项就是：“总是有一种迫不得已或应尽义务的感觉，总是感到眼前有做不完的事情，而且必须去做。”
但像清理桌子、做出决定这种基本的程序又如何能帮你避免这种高压，消除“迫不得已”的感觉，不再“感到眼前有做不完的事情，而且必须去做”呢？著名心理医生威廉·萨德勒说，他的一个病人就用这种简单的方法避免了精神崩溃。
这位患者是芝加哥一家大公司的主管，来到萨德勒的办公室时候，他紧张不安、忧心忡忡，面临精神崩溃的危险，可又不能辞职，只好求助医生。
萨德勒医生说：“这个人在给我讲述病情的时候，我的电话响了，是医院打来的，我未加拖延当场就作了答复。我总是尽可能在当场解决问题。我挂机，电话铃又响了起来，又是一桩紧急的事情，我花时间和对方讨论了一下。接着，我的同事来到我的办公室，征求我对于一名重症患者的意见，从而第三次打断了我们的谈话。和同事讨论完，我就向我的病人，准备为让他就等表示歉意。但是他已经开朗多了，和刚才判若两人。”
这个人对萨德勒说：“不用道歉，医生！在刚才这十分钟里，我觉察到了自己的问题所在。我要回去重新调整我的工作习惯……但在回去之前，我能否看看您办公桌里面的情况呢？”
萨德勒医生拉开了桌子的几个抽屉，除了一些文具外，里面都是空的。患者问他：“您没完成的事务都放在哪儿了？”
“已经完成了！”萨德勒回答。
“那您没有回复的邮件又放哪儿了呢？”
“已经回复了！”萨德勒告诉他，“我的原则是有信件当场就回复，我会立刻把回信内容口授给我的秘书。”
六个星期之后，这名主管邀请萨德勒医生去了他的办公室。他已经不一样了，办公室发生了变化。他拉开办公桌的抽屉，里面不再有未办的事项。这位主管说：“六周以前，我有两处办公室，三张办公桌，堆满了工作文件，永远也处理不完。和您聊过之后，我回来清理了一车的旧报告和文件。现在我只用一张办公桌，事情一来，我立刻处理，再不会让堆积如山的未处理文件困扰我，让我紧张焦虑了。而最惊奇的事情是我彻底康复了，身体不再有任何问题。”
曾担任美国最高法院大法官的查尔斯·埃文斯·休斯说过：“人不会死于工作过度，却会死于浪费和忧虑。”是的，死于精力的浪费——以及因为那些看似永远都做不完的工作而产生的焦虑。
良好工作习惯之二：做事要分清轻重缓急。
创办了城市服务公司的亨利·多尔蒂说，不论他出多高薪水，都几乎不可能招到具有两种能力的人。
这两种宝贵的能力是：一，思考能力；二，做事能分清轻重缓急。
查尔斯·卢克曼年轻时白手起家，花12年时间当上了白速得公司的董事长，年薪10万美元，另外还有百万美元的分红。这个年轻人把他的成功主要归因于培养亨利·多尔蒂所说的那两种几乎不可能找到的能力。查尔斯·卢克曼说：“从我记事起，我就每天早上五点起床，因为那个时候我的头脑要比其他时间更清醒——这时的我思维更清晰，我就用这段时间安排好一天的工作，并分清轻重缓急。”
美国最成功的保险推销员法兰克·贝特格不会等到早晨五点才计划当天的工作，他在前一天晚上就已经计划好了。他为自己订下一个目标：当天要卖掉一定数额的保险。如果没有完成，他就将差额加到第二天，以此类推。
长期的经验告诉我，人们并不总能分清事情的轻重缓急，但我们也知道，订出计划并有序实施，绝对要比走一步看一半好得多。
如果萧伯纳没有坚持依据轻重缓急做事情的原则，那么他有可能就成不了作家，或许一辈子都是个银行出纳。他的计划是每天必须完成至少五页纸的写作量，这个计划和他坚持到底的决心拯救了他，鼓舞着他在令人心碎的9年里坚持每天写五页，尽管在这9年间，他总共只有30美元的收入——大约每天一毛钱。
良好工作习惯之三：遇到问题，当机立断，不要犹豫。
我以前的一个学员、已故的豪厄尔告诉我，当他在美国钢铁公司担任董事的时候，董事会的会议往往耗费很长时间，讨论的问题很多，达成的决议却很少。结果，每名董事都要把一大堆报告带回家再研究。大部分在争吵中被搁置。最后，每一位董事都要带着一大包资料回家继续研究。
最后，豪厄尔先生说服了董事会，每次开会只讨论一个问题，并且形成决议，不耽搁、不拖延。这个决议可能是需要更多资料加以研究，也可能是采取一些行动，或静观其变，但是每个问题都达成了一致意见，然后才能继续讨论下一个问题。豪厄尔先生告诉我，这样做的结果引人瞩目，收效明显：日程安排清空了。日历上干干净净，董事们也不必带着大堆文件回家了，更不会为没有解决的问题担心。
这是个很好的原则，不仅适用于美国钢铁公司的董事们，也适合于你我。
良好工作习惯之四：学会组织、放权和监督。
很多商务人士都在把自己往坟墓里赶，因为他们从来不懂得把职权下放给其他人，而是坚持事必躬亲。结果，细枝末节的琐事令他们混乱不堪，身陷匆促、忧虑、焦急和紧张情绪之中。要学会下放职权很难，这点我知道。对我来说，难于上青天。凭经验我也知道，一旦将权力下放给错误的人选，将会引发可怕的灾难。虽然放权困难重重，但为了避免焦虑、紧张和压力，主管必须要这么做。
创立了大型企业的人如果不学怎样组织、放权和监督，通常会在五六十岁的因心脏问题而猝然离世。这些心脏问题是紧张和焦虑造成的。需要实例吗？那就看看当地报纸上每天刊发的讣告吧。