“会议室内烟雾缭绕，主持人在那里滔滔不绝，与会者东倒西歪、哈气连天，交头接耳者、玩手机者、嬉皮笑脸者都有”，这个场景想必我们都不陌生，都是我们过亲身经历过的会议氛围。这样的会议又臭又长又不解决任何问题，但却始终存在，这是为什么呢？因为部分管理者对会议的认识有局限性，且迷恋会议本身的权力展示，而忽略了会议的本质功能，最终使得会议失去了沟通的作用，出现了上述的尴尬场面。

随着市场环境的变化和企业竞争的日趋激烈，企业管理者必须要不断提高内部管理能力，强化内部控制和加强信息透明，而无疑会议，是最有效的内部控制和信息透明工具。召开会议的成本是很高的，每个参会员工被占用的工作时间以及员工因为开会未能及时完成的工作任务的损失，都要算在内。所以，会议时间越长，企业损失其实就越大。因此，作为管理者，有效利用开会时间是非常关键的。

那么如何才能改善和提高会议效率呢？根据研究调查，除了员工大会外（需要沟通感情等），其他所有以沟通信息为主的会议应尽量控制在三十分钟以内，最长不能超过一个小时，否则就会彻底沦为无效会议。

1.会议要有清晰的计划和目标。

大部分的会议都是为了传递消息或者解决工作问题，因此会前管理者应给每个与会者提供会议大纲和会议最终要实现的结果，如果有资料，也应在会前分发给每个与会者。有清晰的计划和目标是高效会议的基础。

2.准备一份会议的安排，并提前两天分发给大家

一份会议提纲会让会议时间得到充分的利用，这份提纲应该包括简洁的会议目的。如果会议是传达消息，那应该把需要传达的信息概括处理，并让大家提前准备好问题，集中进行讨论，避免造成时间的浪费。同时，提前四十八小时通知，能给与会成员充分的时间进行准备，避免员工因为工作任务紧急而忽视会议安排。

有些管理者可能会觉得这样是小题大做，其实不然，这种细化既可以让员工提前做好准备，同时也可以让管理者在开会时做到心中有数，明确会议重点，不至于因为开会时的闲谈而丢掉方向。这属于磨刀不误砍柴工的高效率方法。

3.提前告知会议要求

如果一件事情需要大家一起谋划，那么在会议开始之前就得把需要解决的问题清楚地告知，保证大家对问题有所了解和准备。在开会前，参会人员应该针对会议内容，准备好相关资料，带着自己的目的和想法来参会。太多的会议都是想到哪儿说哪儿，与会人员在现场盲目争论，像无头苍蝇一样乱撞，所谓长而无效的会议就是这么产生的。当与会人员提前准备好一切后，开会时就可以提出经过深思熟虑的意见，不必浪费时间进行思考了。然后与会人员还可以就有争论的部分轮流表明意见，最终由管理者根据大家的看法来做出最终决策。

4.提前定好基本规则

这些基本规则包括时间限制、会议目的和参会人员等。时间方面应由会议主持人把控，一旦某环节超时就及时提醒，使会议流程顺利推进。经常有人在开会时滔滔不绝，其他人要么看手机要么发呆，即使发言人说了很多“干货”，此次会议也是无效的。因此必须给时间做严格规范，每个人都讲述内容的核心和精华，时间一到，即刻进入下一个议题，这不仅可以使会议变得高效，也可以训练员工的总结能力。同时提醒与会者做好笔记，或者由专人负责会议记录，方便会后留存并准确执行。

5.确保会议不跑题

管理者要确保会议不跑题，要让话题一直顺着主题发展，让每个与会者都发表意见。请那些安静、害羞的人发言，问他们具体的问题好知道他们的想法。同样的，让那些一直说个不停的人停下来。不要让少数几个人把持整个会议。每个人被邀请来都是为了让他们提出自己的观点，成功的会议管理者得保证这个目的得到实现。

6.时间一到就停止，不管进行到什么程度

我们常常会在会议上听到“重要”两个字，当每个人都想要表达意见的时候，他都会说自己的主意、想法和论述很重要。但实际上呢？未必如此。很多员工经常在开会时的讲述既没有逻辑，也没有重点，别人听完他的长篇大论也不知道在讲什么，这种情况就是在浪费时间。因此在开会前，让每个人准备好自己的想法、论点及依据，按点陈述，而一旦会议时间结束，不管谈到什么程度，会议也应一概终止。

7.意外措施

如果主要的与会者不能参加或者人们无备而来，不妨取消并重新安排会议。乱噪噪的开会是浪费时间，甚至还不如不开会议。作为管理者，与其在人们没有准备的情况下强行开会，不如取消会议，把会议延期，并私下和那些没有准备的人交流让他们再做准备，那么当会议重新举行时，他们都会有备而来，会议也进行得更为顺畅。

8.会后进行会议评估

会议评估的目的是有效改善以后的会议质量，并非是要奖励或批评。可以从会议主持人、参会人和会议综合效率三个方面进行评估，每次评估后进行总结，找出成功与失败的原因，在以后的会议中加以改善，长此以往，不仅能使会议越来越有成效，还能使管理者(或参会者)改变对会议的认识，甚至主动成为改善会议成效的推进者和参与者，这样，会议这一管理工具的效用就显现出来了。

会议对于参会者而言，就是一场小型的报告，事前认真准备、及时沟通是基础，这样才能让会议真正有效率，不至于陷入无限拖沓的循环中。在改革会议形式的过程中，最开始的几次会议可能会非常的无序和低效。但员工一旦认识到必须遵循的规则后，便会认真准备以便可以在会议上表达自己的观点。长此以往，既可以锻炼员工的各项能力，如工作效率、逻辑思维、演讲能力等，同时也会节约大量时间，让员工用这些时间更好地完成工作安排。在体会过会议有效率的感觉是什么样的后，大家想必都会更赞同这样的方式。